Registro de viáticos al interior del país
Plan Contable de Gestión Empresarial
14 CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS) Y DIRECTORES
Agrupa las subcuentas que representan las sumas adeudadas por el personal, accionistas (o socios) y directores, diferentes de las cuentas por cobrar comerciales, así como las suscripciones de capital pendientes de pago.
141 Personal
Cuentas por cobrar al personal por préstamos, adelantos o entregas a rendir cuenta, incluyendo al personal de gerencia.
142 Accionistas (o socios)
Cuentas por cobrar por acciones suscritas y no pagadas, o préstamos que se les haya otorgado.
143 Directores
Cuentas por cobrar por préstamos, adelanto de dietas, o entregas a rendir cuenta.
149 Diversas
Cualquier otra cuenta por cobrar no señalada en las divisionarias anteriores
Caso práctico: Registro de viáticos al interior del país
Tratamiento contable
La empresa Grupseld SAC envía a su trabajador a ciudades del interior del país con el fin de realizar una auditoría de inventarios (actividad propia del negocio), entregándole el importe de S/ 3,500 para cubrir los viáticos de cuatro (4) días.
| PCGE | REGISTRO CONTABLE | DEBE | HABER |
| 14 | CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS) y DIRECTORES | 3,500.00 | |
| 141 | Personal | ||
| 1413 | Entregas a rendir cuenta | ||
| 10 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO | 3,500.00 | |
| 104 | Cuentas corrientes en instituciones financieras | ||
| 1041 | Cuentas corrientes operativas | ||
| X/X Por la entrega de viáticos al trabajador. | |||
El trabajador le presenta a la empresa los siguientes gastos sustentados con comprobantes de pago: Por concepto de transporte S/620 más IGV, alojamiento S/1,280 más IGV y alimentación S/640 más IGV.
| PCGE | REGISTRO CONTABLE | DEBE | HABER | |
| 63 | GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS | 2,540.00 | ||
| 631 | Transporte, correos y gastos de viaje | |||
| 6311 | Transporte | 620 | ||
| 6313 | Alojamiento | 1280 | ||
| 6314 | Alimentación | 640 | ||
| 40 | TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA PÚBLICO DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR | 457.20 | ||
| 401 | Gobierno nacional | |||
| 4011 | Impuesto general a las ventas | |||
| 40111 | IGV – Cuenta propia | |||
| 42 | CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES TERCEROS | 2,997.20 | ||
| 421 | Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar | |||
| 4212 | Emitidas | |||
| X/X Por el registro de los gastos de viáticos al interior del país según concepto. | ||||
Destino del gasto:
| PCGE | REGISTRO CONTABLE | DEBE | HABER |
| 94 | GASTOS ADMINISTRATIVOS | 2,540.00 | |
| 941 | Gastos de personal y directores | ||
| 79 | CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE COSTOS Y GASTOS | 2,540.00 | |
| 791 | Cargas imputables a cuentas de costos y gastos | ||
| X/X Por el destino del gasto. | |||
Rendición de cuentas:
| PCGE | REGISTRO CONTABLE | DEBE | HABER |
| 10 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO | 502.80 | |
| 104 | Cuentas corrientes en instituciones financieras | ||
| 1041 | Cuentas corrientes operativas | ||
| 42 | CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES TERCEROS | 2,997.20 | |
| 421 | Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar | ||
| 4212 | Emitidas | ||
| 14 | CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS) y DIRECTORES | 3,500.00 | |
| 141 | Personal | ||
| 1413 | Entregas a rendir cuenta | ||
| X/X Por la rendición de cuentas del trabajador y devolución del sobrante. | |||
Tratamiento tributario
De acuerdo a los dispuesto en el inciso r) del artículo 37 de la LIR son deducibles los gastos de viaje por concepto de transporte y viáticos que sean indispensables de acuerdo con la actividad productora de renta gravada. La necesidad del viaje quedará acreditada con la correspondencia y cualquier otra documentación pertinente, y los gastos de transporte con los pasajes. Los viáticos comprenden los gastos de alojamiento, alimentación y movilidad, los cuales no podrán exceder del doble del monto que, por ese concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía.
| Límite de gastos de viáticos al interior del país por día | ||
| Zona geográfica | Sector Público Nacional (*) | Fines Tributarios (el doble) |
| A nivel nacional | S/320 | S/640 |
(*) Artículo 1 del Decreto Supremo N° 007-2013-EF
Y conforme lo establecido al inciso n) del artículo 21 del Reglamento de la LIR, los gastos de viaje por concepto de viáticos al interior del país deberán ser sustentados con comprobantes de pago.
En base al caso planteado:
| Gastos por viáticos al interior del país | S/ 2,997.20 |
| Límite permitido por día (S/640 x 4 días) | S/ 2,560.00 |
| Exceso a ser reparado | S/ 437.20 |
Este gasto al exceder el límite aplicado genera una «diferencia permanente» por S/437, el cual no será aceptado para determinar la renta neta de tercera categoría.
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